„Niniejszym informujemy, że w dniu 15.01.2025 doszło do opóźnienia w płatności faktury numer FR/201, co może skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę. W związku z tym uprzejmie prosimy o jak najszybsze uregulowanie zaległości w kwocie 14 450 PLN, nie później jednak niż 12.03.2025 na podany poniżej numer konta bankowego.”
Brzmi znajomo? Prawdopodobnie tak. Brzmi profesjonalnie? Być może kiedyś brzmiało – w epoce faksów i segregatorów.
Czy wiesz, że w tym jednym, krótkim komunikacie standard prostego języka został zmasakrowany aż 13 razy? Jeśli wysyłamy do klientów takie potworki językowe, a potem dziwimy się, że nie płacą, to pora uderzyć się w pierś.
W najnowszym odcinku podcastu „Windykować i nie zwariować” wziąłem ten komunikat na warsztat. Poniżej mała próbka tego, dlaczego prawniczo-urzędowy bełkot po prostu nie działa.
Konkurujesz z kotami na TikToku i powiadomieniami z Whatsappa
Żyjemy w informacyjnym potopie. Każdego dnia pochłaniamy około 34 GB danych. I nie oszukujmy się – to rzadko są dramaty Szekspira. To przewijane w pośpiechu maile, SMS-y, paski informacyjne i rolki w social mediach.
Kiedyś tekst czytało się w fotelu, w ciszy. Dziś czytamy w biegu: w tramwaju, w kolejce do kasy, na przejściu dla pieszych, a nierzadko też w toalecie (co akurat daje największe szanse na skupienie). Twój dłużnik jest dokładnie w tej samej sytuacji. Ma zamroczony umysł i tonie w smogu percepcyjnym. Jeśli Twój SMS, mail czy pismo przypomina rozprawę doktorską, z góry przegrywasz walkę o jego uwagę.
Sekcja zwłok: Co poszło nie tak?
Rozłóżmy nasz nieszczęsny komunikat na czynniki pierwsze. Oto tylko kilka grzechów głównych:
- „Niniejszym” – Klasyczny urzędowy formalizm. Nie wnosi żadnej treści, ma po prostu „brzmieć poważnie”. Wyobrażasz sobie, że mówisz do kogoś w biurze: „Niniejszym informuję, że w ekspresie skończyła się kawa”?
- „Doszło do opóźnienia” – Magia strony biernej. Opóźnienie ewidentnie przyszło samo, usiadło na fakturze i tak już zostało. Znika sprawca, znika człowiek.
- „Co może skutkować naliczeniem” – Kto naliczy? Kosmici? Duch opóźnionych przelewów? Piszmy wprost: naliczymy. Nie udawajmy, że to nie my.
- „W związku z tym uprzejmie prosimy” – Biurowy zapychacz. Klient nie czyta wezwania dla stylu literackiego. On skanuje tekst wzrokiem, żeby dowiedzieć się: o co chodzi, ile ma zapłacić i do kiedy.
- „W kwocie 14 450 PLN” – Ludzie mówią w złotówkach, a nie w pe-el-enach. Zostawmy kody walut dla Excela.
Prosty język to nie jest język dla „prostego człowieka”. To język dla współczesnego człowieka. Nikt nie chce czuć się głupim, przebijając się przez zasieki z trudnych słów. Upraszczanie to zwyczajna, ludzka uczciwość w biznesie.
Jak to powinno wyglądać?
Standard prostego języka to konkretny zestaw narzędzi. Zobacz, co się stanie, gdy wytniemy urzędowy tłuszcz i zadbamy o relacyjność tekstu:
„Panie Michale,
nie otrzymaliśmy od Pana przelewu za fakturę FR/201. Proszę, aby wpłacił Pan zaległość 14 450 zł do 12 marca 2025 r. Jeśli nie zrobi Pan tego w terminie, naliczymy odsetki.
Numer konta do wpłaty:
[Numer Konta]”
Krócej? Naturalniej? Zdecydowanie. Ale uwaga: samo skrócenie zdań nie odzyskuje jeszcze pieniędzy.
Dopiero połączenie prostego języka z perswazją i ekonomią behawioralną daje mieszankę, która realnie podnosi skuteczność windykacji.
Posłuchaj całego odcinka
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak brytyjski premier z czasów wojny wpłynął na to, jak dzisiaj piszemy pisma, i gdzie tkwią pozostałe błędy w komunikacji z dłużnikiem – włącz najnowszy odcinek podcastu.
🎧 Posłuchaj odcinka:
A jeśli po przesłuchaniu dojdziesz do wniosku, że Twojemu zespołowi przydałoby się odświeżenie formy i zrzucenie urzędowego gorsetu – daj znać. Zbudujemy kompetencje Twoich windykatorów tak, aby potrafili tworzyć treści zrozumiałe i motywujące do działania.
