Pisząc do zalegającego klienta przyświecają nam zwykle dwa cele. Chcemy, aby zrozumiał, co mamy mu do przekazania, oraz aby podjął działania, których wymagamy. W tym celu nasze treści muszą być przejrzyste i czytelne. Bez zbędnych formalizmów, skomplikowanych zwrotów i urzędowego tonu. Oto sześć zasad, które zwiększą skuteczność Twojego przekazu.
1. Tekst równaj do lewej
Twoje oczy skanują tekst płynnie, gdy jest wyrównany do lewej. Justowanie powoduje nierówne odstępy między wyrazami, co utrudnia czytanie. W windykacji pisemnej ważna jest czytelność, dlatego stosuj wyrównanie do lewej, by odbiorca nie męczył się podczas lektury.
2. Używaj czcionki bezszeryfowej
Fonty takie jak Arial, Calibri czy Verdana są bardziej przyjazne dla oka niż te z ozdobnymi szeryfami. Wybieraj je, aby zapewnić maksymalną czytelność Twojego pisma.
3. Stosuj akapity bez wcięć
Wcięcia akapitowe sprawdzają się w książkach i pracach naukowych, ale w windykacji i komunikacji biznesowej lepszym rozwiązaniem jest stosowanie odstępów między akapitami. Dzięki temu tekst jest bardziej przejrzysty i łatwiejszy do przyswojenia.
4. Stosuj interlinię 1,5
Gęsto upakowane linijki tekstu sprawiają, że wzrok szybciej się męczy, a czytelnik może gubić się w treści. Odpowiednia interlinia sprawia, że tekst „oddycha”, a oczy mają więcej przestrzeni do swobodnego skanowania.
5. Pierwsze zdanie ma znaczenie
Odbiorca w ciągu chwili decyduje, czy przeczyta całość, czy zignoruje wiadomość. Dobrze sformułowany początek zwiększa skuteczność całego pisma.
Złe pierwsze zdanie:
- Brzmi oschle i urzędowo.
- Buduje dystans i może wzbudzać opór.
- Nie zachęca do współpracy.
Przykłady:
❌ Niniejszym przypominamy o zaległej płatności w wysokości X zł…
❌ W związku z nieopłaceniem należności wynikających z faktury nr 4353//44/W-wa wobec firmy X wzywa się Pana…
❌ Na podstawie art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego oraz zgodnie z warunkami umowy nr 123456 z dnia 1 stycznia 2024 r. wzywamy…
Dobre pierwsze zdanie:
- Przyciąga uwagę i zachęca do dalszej lektury.
- Pozwala klientowi poczuć się partnerem.
- Buduje rzeczowy ton komunikacji.
- Daje jasny sygnał, o co chodzi.
Przykłady:
✅ Sprawdziliśmy status Państwa faktury i zauważyliśmy, że jeszcze jej Państwo nie opłacili.
✅ Być może przeoczyli Państwo naszą wcześniejszą wiadomość, dlatego ponownie przesyłamy szczegóły płatności.
✅ Z posiadanych przez nas informacji wynika, że nie zapłacił Pan ostatniej raty.
6. Unikaj urzędyzmów
Pismo windykacyjne nie musi brzmieć jak dokument z poprzedniej epoki. Urzędyzmy to zbędny, formalny i sztywny język, który:
- Brzmi chłodno i bezosobowo.
- Utrudnia komunikację.
- Obniża skuteczność pisma.
Jak pozbyć się urzędyzmów?
❌ Niniejszym informujemy…
✅ Nie musimy ostrzegać, że za chwilę będziemy pisać. Po prostu to zróbmy.
❌ Pragniemy nadmienić/poinformować…
✅ Nie musimy niczego pragnąć, możemy zwyczajnie napisać.
❌ W związku z powyższym następuje…
✅ Klient widzi co jest napisane wyżej. Możemy przejść do sedna.
❌ Płatność winna zostać dokonana w terminie do dnia…
✅ Pamiętaj, że płatność nie jest niczemu “winna”.
❌ Żądaną kwotę należy uiścić…
✅ Kwotę można wpłacić nie trzeba jej uiszczać.
Książki dla windykatorów
Kup książkęProsta komunikacja = większa skuteczność windykacji
Skuteczna windykacja pisemna niezależnie czy ta przesłana na papierze, napisana w mailu, smsie czy na czacie opiera się na jasnej i przystępnej komunikacji. Stosowanie prostego języka, odpowiedniego formatowania oraz unikanie zbędnych formalizmów sprawia, że odbiorca lepiej rozumie przekaz i jest bardziej skłonny do podjęcia działań. Wyrównanie tekstu do lewej, czytelna czcionka, przejrzyste akapity czy dobrze sformułowane pierwsze zdanie zwiększają nasze szanse na reakcję klienta. Dodatkowo unikanie urzędyzmów pomaga w budowaniu relacji z klientem i sprawia, że komunikacja staje się bardziej naturalna. Wdrażając te zasady, zwiększasz szanse na pozytywny odzew.
